Un coffre-fort électronique est un système d’optimisation de la sécurisation de documents. Son processus de conservation se fait en 2 étapes : archivage et scellement numérique. Ce système de sécurité permet de garantir la disponibilité, l’intégrité, la pérennité et la confidentialité des données. Découvrez en détail le fonctionnement de ce type de coffre-fort.
Quel est le fonctionnement du coffre-fort électronique ?
Le coffre-fort électronique est une solution de gestion documentaire (GED). Après avoir mis des documents dans celui-ci, un scellement numérique qui garantit son intégrité est effectué. Par la suite, une signature électronique se fait pour authentifier le dépositaire. Un horodatage se fait également afin de certifier la date de dépôt. Enfin, avec un calcul d’empreinte numérique, le document ne pourra pas être modifié dans le temps.
Par la suite, des contrôles réguliers de gestion, de traçabilité et d’intégrité des utilisateurs et des actions sont réalisés. Pour accéder à tout moment au contenu, il suffit de se connecter sur un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Ensuite, il faut renseigner le login, le mot de passe ainsi que le code de sécurité reçu par SMS.
Utilités d’un coffre-fort électronique
Un coffre-fort électronique permet de procéder à un archivage à vocation probatoire. Ainsi, les documents sont stockés au format électronique, pouvant servir de preuve en cas de contrôle d’administration ou de contestation. Le coffre-fort dématérialise les factures. Si ces dernières ne sont pas signées sous forme EDI ou électroniquement, il est possible de constituer un audit pour stocker les pièces justificatives du processus commercial. Lors d’un contrôle fiscal, le coffre-fort électronique apporte une vocation probatoire.
Le coffre-fort électronique ou numérique permet également de conserver la confidentialité des échanges et des informations. En effet, les documents sont protégés des risques de détournement non autorisés et des risques de consultation. Pour les sociétés, le coffre-fort électronique assure la diffusion de documents professionnels dans un espace sécurisé (factures, contrats, fiches de paie). Ceci en certifiant leur traçabilité, intégrité et origine.
Ce système sauvegarde, centralise et sécurise les documents confidentiels. Il regroupe en un seul espace sécurisé divers documents confidentiels (contrat de travail, fiches de paie, etc.). Ce coffre-fort est conforme aux obligations légales dans le stockage et la recherche des documents.
Le coffre-fort électronique assure également la sécurisation des données. Pour ce faire, il archive une version électronique des documents papiers. Par conséquent, il reste des archives en cas de détérioration, de perte ou de vol. Dans un espace sécurisé et privé, il est possible de conserver les bulletins de paie électroniques. À travers un logiciel métier, les bulletins de paie sont capturés et sont déposés dans l’espace privé de chaque collaborateur.
Le coffre-fort électronique garantit aussi la fiabilité des copies numériques. Cette copie électronique remplace la version originale papier en respectant les conditions qui évitent la dégradation du contenu et de la forme. De même, il faut une signature électronique et un horodateur.
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Quels sont les avantages d’un coffre-fort électronique ?
Un coffre-fort électronique garantit l’intégrité, la pérennité, la disponibilité et la confidentialité des documents. Le système numérique est conforme aux normes et évite les risques de destruction et de détournement d’informations. Certains organismes proposant le coffre-fort électronique sont labellisés, une garantie de conformité. Ainsi, ils assurent que la solution a été développée suivant une norme et que le logiciel a été audité par un professionnel. Le coffre-fort électronique offre différents avantages :
- Respect des durées légales d’archivage des documents à valeur probatoire ;
- Archivage sécurisé de différents documents ;
- Conservation de l’intégrité du document ;
- Optimisation de la protection pour éviter la consultation par des tiers, le vol, la perte ou la destruction ;
- Sécurisation lors du contrôle fiscal ;
- Meilleure traçabilité et suivi des documents avec l’horodatage ;
- Gains de stockage ;
- Respect de la nature avec l’économie d’utilisation de papier et la réduction d’usage de consommables (timbres, enveloppes, cartouches) ;
- Gain de temps, car recherche de données simplifiée et sécurisée.
Nombreux sont les documents sensibles qui peuvent être archivés dans un coffre-fort électronique. Contrats, relevés, documents administratifs sont quelques exemples. En fonction du type de documents, il est important de connaître la durée légale de conservation :
- 10 ans pour un contrat supérieur à 120 €, réalisé par voie électronique,
- 30 ans pour un contrat de cession ou d’acquisition de biens fonciers et immobiliers,
- 5 ans pour un contrat de travail et le bulletin de paie, etc.
En bref, le coffre-fort électronique est une solution pérenne pour archiver les documents confidentiels dans une entreprise ou pour les particuliers. Ils sont garantis pour leur intégrité, suivi, traçabilité et confidentialité.
